Als Vorstandsassistentin oder Vorstandsassistent reicht in im Grunde genommen eine kaufmännische Ausbildung. Der Aufgabenbereich der Vorstandsassistentin liegt in erster Linie in der Planung, Durchführung, Koordination und in der Kontrolle administrative Vorgänge.
Je nach Einsatzbereich, dass heißt, entweder im Bereich des Geschäftsführers oder eines Vorstands, schwanken die Kompetenzen. In diesem Bereich fällt das Öffnen, Verarbeiten und Verteilen des Posteingangs sowie das Delegieren von etwaigen damit verbundenen Aufgaben.
Ferner ist die Vorstandsassistentin für sämtliche Korrespondenz zuständig, sei es in eigener Regie oder nach Anweisungen des Vorgesetzten.
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- Lang, Hans R.(Autor)
Grundsätzlich soll eine Vorstandsassistentin den Führungsalltag von Vorgesetzten vereinfachen. Durch eine gezielte und abgestimmte Zusammenarbeit, kann so die Konzentrationen auf den laufenden Geschäftsbetrieb erfolgen.
Unabdingbar hierfür ist, dass sowohl die Assistentin als auch ihr Vorgesetzter Hand in Hand miteinander arbeiten können. Nicht selten kommt es zu Kommunikationsschwierigkeiten zwischen beiden, so dass ein reibungsloser Ablauf des Tagesgeschehens nicht gegeben ist.
Die Betreuung von Gästen gehört ebenfalls dazu. In diesem Zusammenhang sollte vor allem auf eine korrekte Umgangsform sowie auf ein korrektes Erscheinungsbild geachtet werden. Letztere ist allerdings als Office Manager/in immer vorausgesetzt.
Zu den weiteren Aufgaben gehören die Verwaltung und Archivierung von Korrespondenz, Terminplanung, Organisation von Geschäfts-Reisen, Verwaltung von Personalakten und Versicherungsunterlagen. die Urlaubsplanung der Mitarbeiter sowie die Überwachung von Geburtstagen und Jubiläen.
Je nach Unternehmen kann auch eine Überprüfung und Auswertung der Arbeitszeiten, gemessen an einem Zeiterfassungssystem, erfolgen.
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