Für eine effektive Nutzung von Protokollen für den Unternehmensablauf ist es also sehr wichtig, dass fähige Menschen mit dieser Aufgabe betraut werden. Denn in einem schlecht verfassten Protokoll fehlen möglicherweise wichtige, für den Unternehmensablauf entscheidende Beschlüsse oder Ergebnisse.
Das bedeutet also, dass nur gute Protokolle einen wichtigen Beitrag für die Organisation des Unternehmens leisten. Was unterscheidet nun aber einen guten von einem schlechten Protokollführer/einer Protokollführerin?
Ein guter Protokollführer/eine gute Protokollführerin hat sich im bereits im Vorfeld mit dem Thema der Sitzung, der Besprechung oder des Vortrags auseinander gesetzt. Im besten Fall werden die vorher erhaltenen Informationen sein/ihr Interesse am Thema geweckt haben, denn ein Protokollführer/eine Protokollführerin darf auch an der Diskussion während einer Sitzung teilnehmen.
Nicht selten führt gerade das aber zu nicht unerheblichen Konflikten. Eine rege Beteiligung an der Diskussion ist sicher an manchen Stellen sehr hilfreich und auch gewünscht. Doch oftmals wird darüber aber die eigentliche Aufgabe, nämlich das Führen des Protokolls vergessen, bzw. tritt in den Hintergrund.
Der Protokollant/die Protokollantin konzentriert sich zu sehr auf die eigenen Beiträge und ist manchmal nicht in der Lage, die anderen Beiträge mitzuschreiben und so gehen dann wichtige Informationen verloren. Insofern ist es ungeheuer schwer, zu entscheiden, wann ein Diskussionsbeitrag angebracht ist und wann man sich besser auf das Protokoll konzentriert. Und gerade aus diesem Zwiespalt heraus, kommt es öfters vor, dass die Beiträge des Protokollanten/der Protokollantin in der Diskussion zwar sehr gut waren, das Protokoll aber dafür später einige Lücken aufweist.
Selbstverständlich findet man auch ebenso den umgekehrten Fall. Der Protokollant/die Protokollantin hält sich mit Diskussionsbeiträgen zurück, oder beteiligt sich gar nicht an der Diskussion. Er/sie kann somit aufmerksam die Sitzung verfolgen und kann sich auf die wesentlichen Diskussionsbeiträge konzentrieren und sie vollständig mitschreiben. Er/sie liefert also ein hervorragendes Protokoll ab.
Um alle diese Schwierigkeiten im Vorfeld ein wenig einzugrenzen und zu minimieren, gibt es einige wenige Hilfen. Eventuell vorher schon existierende Protokolle sollten dem Protokollanten/der Protokollantin schon vorher bekannt sein. Wie schon erwähnt, sollte er/sie das Thema der Sitzung kennen und sich im Vorfeld dazu informiert haben.
Er/sie sollte die Tagesordnung vorliegen haben, ebenso die Geschäftsordnung. Ein weiterer hilfreicher Punkt zur Vorbereitung auf die Sitzung ist die Kenntnis der formalen Richtlinien. Die verschiedenen Gremien haben unterschiedliche formale Richtlinien und über die gilt es sich im Vorfeld zu informieren.
Schlussendlich ist es wünschenswert, die Namen und Titel der Sitzungsteilnehmenden zu kennen. Auch das erspart eine Menge Arbeit bei der Erstellung des Protokolls.
Ein kleiner Tipp zur zusätzlichen Erleichterung bei der Aufnahme eines Protokolls ist die Festlegung von Abkürzungen für Fachausdrücke. Diese Fachausdrücke hat man eventuell bereits in den vorherigen Protokollen wahrgenommen. Man weiß, dass diese Fachbegriffe immer wieder vorkommen und insofern können Abkürzungen eine wertvolle Hilfe sein, um während der Sitzung zügig mit protokollieren zu können.
