Das Organisieren von Veranstaltungen gehört zu den Hauptaufgaben eines Office-Managers. Sei es das Sommerfest, die Weihnachtsfeier oder Messen, zu tun gibt es hierbei genug. Mit ein paar Tipps und Tricks und einem ausgefeilten Plan gelingt auch dieses im Handumdrehen. Wichtig ist immer, den Überblick zu behalten!
Zunächst sollte der Rahmen gefasst werden. Wann soll die Veranstaltung stattfinden? Wo soll Sie stattfinden? Welcher Rahmen ist dabei angedacht?
Schon bei der Vorbereitung von kleinen Besprechungen sind diese Fragen nicht außer Acht zu lassen, um eine sorglose Vorbereitung treffen zu können.
Steht der Zeitpunkt der Veranstaltung fest, gilt es zu ermitteln, wie viele Personen eingeladen werden. Anhand dieser Angaben können dann geeignete Räumlichkeiten ausfindig gemacht werden. Nach Absprache mit dem Vorgesetzten werden erst dann die Einladungen versandt.
Wird eine Tagung mit Referenteneinsatz geplant, ist auf diesen besondere Obacht zu legen. Genaue Absprachen über Zeit, Referatsthema und die Gesprächszeit sind nötig. Wird eine eventuelle Diskussionsrunde eingeplant, muss auch diese sorgfältig vorbereitet werden. Es ist hilfreich, dem Referenten einen Fragekatalog zusammen zu stellen, um ihm eine Vorbereitung zu ermöglichen.
Machen Sie nicht alles alleine! Oft ist es doch der Fall, dass andere Mitarbeiter beispielsweise gute Verbindung zu einer Messe- oder Tagungshalle haben. Nutzen Sie diese Kontakte ruhig aus, um gute Preise verhandeln zu können. Zudem hat dies den positiven Nebeneffekt, dass Ihnen ein Teil der Arbeit abgenommen wird.
Eine Checkliste ist hilfreich, um alle zu erledigenden Punkte zu erfassen und nach und nach abzuarbeiten. So vergessen Sie selbst den Blumenstrauß für den Referenten nicht. Innerhalb dieser Checkliste kann ferner eingetragen werden, welcher Mitarbeiter für welche Aufgabe eingeteilt wurde. Sobald ein Punkt abgearbeitet wurde, kann dementsprechend ein Haken an die Sache gemacht werden.
Lassen Sie Ihre Checkliste nicht aus den Augen. Gerade wenige Wochen oder Tage vor der Veranstaltung sollten Sie diese noch einmal zur Hand nehmen und gründlich durcharbeiten. Rücksprachen mit den einzelnen Kollegen über den Stand der Erledigung können aufkeimende Probleme noch rechtzeitig abwenden.
