Wer Geschäftsreisen professionell vorbereitet, vergisst auch nichts.
Bereits vor der Abreise sollte man einiges beachten, denn gute Vorbereitung erspart einem hinterher viel Nerven.
Gute Office Manager wissen dies und so geht es:
Reiseplanung
Der Reiseplan ist der Dreh- und Angelpunkt jeder Geschäftsreise. Ziel ist es die wichtigsten Fragen zu beantworten: Fragen nach dem Anlass der Reise, das Reiseziel, die Dauer der Reise sowie das Abreise-, respektive Ankunftsdatum werden darin beantwortet. Ebenso die Fragen mit wem hat der Chef, die Chefin, wann ein Meeting, wo trifft man sich gegebenenfalls vorher etc. Auch sollten sämtliche Daten über die Reiseroute, Flüge sowie relevante Fahrpläne für Züge, Busse darin enthalten sein. Das Internet mit seinen vielen Reiseportalen hat sich hier als wahre Revolution herausgestellt.
Transportmittel
Sobald der Reiseplan vollständig aufgestellt ist können, falls nötig die entsprechenden Transportmittel (Flug, Zug, Bus etc.) gebucht werden. Vergessen Sie nicht Buchungsbestätigungen anzufordern beziehungsweise Bestätigungen von Online-Buchungssystemen auszudrucken. Mittlerweile gibt es auch viele internetbasierte Systeme die den Direktdruck von Tickets zulassen. Das spart eine Menge Zeit. Bringen sie an den Tickets oder den Buchungsbestätigungen Haftnotizen mit dem exakten Abfahrts- / Abflugzeiten an sowie den Gates oder Bahnsteigen bzw. Buslinien. Behalten Sie Kopien von allen Unterlagen, so können Sie bei möglichen Umbuchungen rasch reagieren und verlieren nicht den Überblick.
Freizeitprogramm
Sollte der Reiseplan einige Stunden Freizeit beinhalten sollten Sie unter Umständen ein Freizeitprogramm planen. Hier haben Sie die Möglichkeit persönliche Noten zu setzen. Ihr Chef wird es Ihnen danken, wenn Sie, je nach Vorliebe ein gutes Restaurants, ein Museum, eine Kunstgalerie oder auch Variete- oder Kleinkunstbühnen beziehungsweise ausgezeichnete Theater- oder Operaufführungen recherchieren und empfehlen. Zu fast jedem erdenklichen Reiseziel bietet auch hier das Internet alle relevanten Informationen. Länder- und Städteportale, sowie regionale Veranstaltungs-Kalender lassen sich leicht über die gängigen Suchmaschinen ausfindig machen.
Reisedokumente
Sind alle Daten recherchiert, alles gebucht und reserviert bleibt noch eines zu tun, die Zusammenstellung einer Reisemappe. Dies kann entweder auf Papier erfolgen oder unter zu Hilfenahme moderner Software. Entweder per Textverarbeitung oder Tabellenkalkulation lassen sich mit ein wenig Übung tabellarische Darstellungen der wichtigsten Informationen erzeugen. Verfügt das Büro über einen Farbdrucker, können wichtige Informationen professionell hervorgehoben werden. Ansonsten helfen Sie mit den guten alten Textmarker nach. Sollte die Reisemappe zu umfangreich werden können Sie mit Hilfe von Haftnotizen einzelne Bereiche voneinander trennen und diese mit aussagekräftigen Stichwörtern versehen. So bleibt alles übersichtlich und einfach handhabbar.